Fachinformationen / Finanzbuchhaltung

Rechnungsausstellung, allgemeine Pflichtangaben in einer Rechnung ab 01.07.2004

(Stand: 01.08.2004)

Mit Ablauf der Übergangsregelung sind ab 1.7.2004 die neuen formalen Voraussetzungen einer Rechnung anzuwenden.
Sofern Sie als Rechnungsaussteller Ihr Rechnungsformular noch nicht an die neuen Anforderungen angepasst haben, sollten Sie dies nun kurzfristig realisieren.
Als Rechnungsempfänger sollten Sie nur Rechnungen bezahlen, die diese Anforderungen vollständig erfüllen, da ansonsten der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.
Aufgrund der besonderen Relevanz dieser Neuerungen möchten wir Sie noch einmal über die Anforderungen sowie über zwischenzeitlich erfolgte Konkretisierungen informieren.

Pflicht zur Rechnungserteilung
(§ 14 (2) S. 2 UStG)
Künftig ist jeder Unternehmer (auch Kleinunternehmer) stets - und nicht nur auf Verlangen - verpflichtet, Rechnungen zu erstellen, wenn er Leistungen an andere Unternehmen erbringt. Dies gilt auch für steuerfreie Leistungen.
In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass die generelle Rechnungserstellungspflicht zwar diskutiert, aber noch nicht gesetzlich festgeschrieben wurde. D.h., für Leistungen, die gegenüber Privatpersonen bzw für den Privatbereich eines Unternehmers erbracht werden, verbleibt es bei der bisherigen Regelung (keine Pflicht zur Rechnungserteilung). Für den Baubereich ist aber mit Ende des Jahres mit einer generellen Verpflichtung zur Rechnungserteilung gegenüber jedermann zu rechnen!
Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung gilt auch für neu abgeschlossene Dauerschuldverhältnisse, wie z.B. Mietverträge

Pflichtangaben einer Rechnung
(§ 14 UStG)
• den vollständigen Namen und die vollständige
Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als
auch des Leistungsempfängers,
• das Ausstellungsdatum
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte
Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für
Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
(Rechnungsnummer)
• die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der
geliefertenGegenstände oder den Umfang und die Art
der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
oder den Fälligkeitszeitpunkt des Entgelts oder
Teilentgelts, soweit dieser vereinbart wurde und nicht mit
dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
• das nach Steuersätzen und einzelnen
Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
einschließlich im Voraus vereinbarter Preisminderungen
sowie
• den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt
entfallenden Steuerbetrag.

Klarstellende Hinweise:
• Bei der Vergabe der Rechnungsnummer muss der
Unternehmer einen logisch nachvollziehbaren Algorithmus
einhalten. Dabei kann die Rechnungsnummer auch aus
Buchstaben-/ Zahlenkombinationen bestehen.
Da für Privatkunden eine Rechnungserteilung nicht
zwingend vorgeschrieben ist, kann hierfür ggfs ein
gesonderter Rechnungsnummerkreis gebildet werden.
• Stimmt der Tag der Rechnungsstellung mit dem Tag der
Leistung überein, so genügt ein entsprechender Hinweis.
Ansonsten muss der Zeitpunkt der Lieferung bzw die
Fertigstellung der Leistung taggenau in der Rechnung
ausgewiesen sein.
• Erfolgt die Rechnungsstellung vor
Lieferung/Leistung muss dies aus der Formulierung
("Abschlagsrechnung" / "Vorausrechnung") erkennbar
sein. Bitte beachten Sie, dass bei Endrechnungen
Besonderheiten gelten.
• Die Angaben zum Leistungszeitpunkt dienen der
Kontrolle hinsichtlich der zeitgerechten Festsetzung
der Umsatzsteuer. Bitte beachten Sie, dass die
Umsatzsteuer unabhängig von der Rechnungsstellung
bereits zum Leistungszeitpunkt entsteht. Eine verspätete
Rechnungsstellung kann vom Finanzamt als Steuer-
hinterziehung (Steuerverkürzung auf Zeit) geahndet
werden.

Darüber hinaus sind für besondere Fälle weitere Pflichtangaben vorgeschrieben (§ 14 a UStG).

Auch auf Kleinbetragsrechnungen (bis zu insgesamt 100€) muss über die bisher erforderlichen Angaben hinaus, der vollständige Name und die Adresse des leistenden Unternehmers und das Ausstellungsdatum enthalten sein.

Die Angaben müssen komplett und richtig sein.
Das Risiko einer fehlerhaften Rechnung trägt der die Leistung empfangende Unternehmer, d.h. der Leistungsempfänger hat die Angaben soweit möglich zu überprüfen Ist eine Pflichtangabe fehlerhaft, wird ihm der Vorsteuerabzug versagt.

Pflichtangaben in einer Rechnung (PDF-Datei, Größe 11KB)

Pflichtangaben in Rechnungen über Kleinbeträge (PDF-Datei, Größe 5KB)

Eingestellt am: 01.08.2004