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Fachinformationen / Beratung

SEPA-Verfahren: Checkliste zur Einführung

Stand 30.5.2013

Die Abschaltung der nationalen Zahlungsverfahren und der damit verbundene endgültige Umstieg auf die SEPA-Verfahren rückt unaufhaltsam näher. Die Experten des eBusiness-Lotsen Ostbayern haben nun eine "Checkliste zur SEPA-Einführung" veröffentlicht, die bei der Umstellung Unterstützung bieten soll. Die Checkliste erläutert zunächst die Grundlagen und zeigt die Anforderungen an die Organisationen des SEPA-Umstellungsprojektes sowie die IT-Systeme auf. Darauf weist das ibi research an der Universität Regensburg hin.

Hintergrund: Durch die Einführung der europaweit einheitlichen Zahlungsverfahren SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift soll sowohl der nationale als auch der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr harmonisiert werden. Deshalb werden durch die europäische Gesetzgebung zum 1.2.2014 die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren abgeschafft. Insbesondere Unternehmen, Behörden und Vereine müssen sich dabei auf starke Veränderungen im in- und ausländischen Zahlungsverkehr einstellen, die sie zum Teil zu umfangreichen organisatorischen und technischen Anpassungen zwingen.

Hierzu wird u.a. ausgeführt:

• In den meisten Organisationen ist eine Vielzahl von Systemen betroffen, die mit den neuen Datenformaten umgehen müssen. Mit einer relativ einfachen Erfassung der IBAN ist es keineswegs getan. In der aktuellen Spezifikation basieren die SEPA-Zahlungen auf einem standardisierten Zeichensatz ohne Umlaute oder Sonderzeichen. Die im Verwendungszweck zur Verfügung stehenden Stellen sind deutlich verringert und es gibt neue Textschlüssel (Purpose Codes), um Zahlungsvorgänge automatisch klassifizieren zu können. Kurz: das SEPA-Datenformat ist komplett anders aufgebaut als das bisherige DTA-Format. Betroffen sind dabei alle Unternehmensbereiche, nicht nur die Buchhaltung und das Rechnungswesen.
• Ausführlich geht die Checkliste auf die verschärften Anforderungen bei Lastschriften ein. Sie zeigt, ob und wie bisherige Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgedeutet werden können und demonstriert die Erfordernis einer korrekten Mandatsverwaltung.
• Neu bei SEPA ist die Pflicht, eine Lastschrift rechtzeitig vorab anzukündigen. Die Checkliste erläutert die notwendigen Fristen und liefert auch Textbeispiele für einzelne Vorankündigungen.
• Ebenso ändern sich die Einreichungsfristen bei Banken. War eine deutsche Lastschrift bisher auf Sicht fällig, d.h. quasi sofort nach Einreichung beim Zahlungsempfänger gutgeschrieben, müssen bei der SEPA-Lastschrift viel längere Vorlaufzeiten beachtet werden – teilweise über eine Woche vorher. Dadurch könnten ganze Geschäftsmodelle beeinträchtigt sein.

Anmerkung: Für viele Organisationen bleibt noch einiges zu tun. Einer aktuellen Studie der Europäischen Zentralbank zufolge hinkt Deutschland bei der SEPA-Umsetzung weit hinter dem Zeitplan her. Dabei können die Folgen einer verschlafenen oder missratenen Umsetzung für Unternehmen fatal sein: Wenn die Umsätze plötzlich nicht mehr eingezogen werden können, weil die Bank Lastschriften des Unternehmens zurückweisen muss, bricht Liquidität weg. Im schlimmsten Fall drohen Zahlungsunfähigkeit und damit die Insolvenz.

Hinweis: Die SEPA-Checkliste kann unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de/sepa-checkliste kostenlos heruntergeladen werden. Ergänzende Unterlagen, Tipps und Veranstaltungshinweise zum Thema SEPA finden Sie auf www.sepa-wissen.de.

Quelle: ibi research an der Universität Regensburg

Eingestellt am: 30.05.2013